Una tarea crucial para un jefe de compras o miembro del equipo de compras es la elaboración de requisiciones coherentes y precisas.
Pero para hablara sobre este tema que es de mucha importancia, primero debemos saber ¿Qué es una requisición? Aquí te lo contamos:
¿Qué es una requisición?
Una requisición de compra es un documento esencial utilizado para solicitar al departamento de compras los bienes o servicios necesarios para la operación de la organización. Este documento detalla la cantidad, descripción y especificaciones técnicas de los artículos requeridos, así como el presupuesto asignado y otra información relevante para la adquisición.
¿Orden de compra y requisición es lo mismo?
Es importante distinguir entre una orden de compra y una requisición de compra: la requisición es un documento interno utilizado para solicitar bienes o servicios al departamento de compras dentro de la empresa, especificando detalles como cantidad, descripción y presupuesto. En cambio, la orden de compra es un documento externo que se envía a los proveedores para formalizar la compra, estableciendo términos legales y condiciones específicas de la transacción.
Elementos clave de una requisición de compras
Debe contener ciertos elementos clave, aunque es un documento interno para que faciliten la tarea del encargado de solicitar cotizaciones y gestionar cada pedido.
A continuación se detallan los más importantes:
Los elementos clave de una requisición de compras incluyen:
1. Número de requisición
Identificación única para el seguimiento y control interno de cada solicitud de compra.
2. Fecha de solicitud
Indicación del día en que se solicitó el material o servicio, importante para la gestión del tiempo y priorización.
3. Datos del solicitante
Nombre completo y puesto de la persona responsable de la requisición, facilitando la comunicación y el seguimiento.
4. Departamento solicitante
Identificación del área o departamento dentro de la organización que realiza la solicitud, útil para la asignación y el control presupuestario.
5. Descripción detallada de los artículos
Especificación clara y completa de los bienes o servicios requeridos, incluyendo características técnicas si es necesario.
6. Cantidad
La cantidad exacta de cada artículo o el número de unidades de servicio que se solicitan.
7. Justificación
Razones claras y pertinentes que explican por qué se necesita realizar la compra, apoyando la toma de decisiones y la aprobación.
8. Presupuesto asignado
Indicación del monto disponible o autorizado para la compra, asegurando que esté alineado con los límites establecidos.
9. Fecha de necesidad
Fecha límite en la cual se requiere que los bienes o servicios estén disponibles, facilitando la planificación y la coordinación con proveedores.
10. Firma de autorización
Aprobación formal por parte de los responsables dentro de la organización, garantizando que la solicitud esté autorizada y validada para proceder con la compra.
Estos elementos son fundamentales para asegurar que la requisición de compras sea completa, precisa y efectiva, contribuyendo a un proceso de adquisiciones eficiente dentro de la empresa.
En conclusión, para mantener tu empresa organizada, es crucial contar con una requisición bien detallada proceso de compras en cualquier organización.
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