Cuando necesitamos adquirir un equipo de impresión, pueden surgir muchas dudas, ya que en el mercado existe una gran variedad de impresoras, cada una con diferentes tecnologías y características.
Por esta razón, es fundamental elegir el equipo que mejor se adapte a las necesidades específicas de la empresa. Para hacerlo, debemos considerar el uso previsto, la cantidad de impresiones requeridas y otros factores clave. A continuación, te presentamos nueve aspectos importantes a tener en cuenta al seleccionar impresoras para empresas:
¿Cuál es el número aproximado de páginas que se imprimirán mensualmente?
¿Se necesitan impresiones a color o solo en blanco y negro?
¿Es importante que la impresora ofrezca una alta velocidad de impresión?
¿Es necesaria una calidad de impresión específica?
Además de imprimir, ¿se necesita escanear, fotocopiar o enviar fax?
¿Qué tipo de conectividad debe tener la impresora? Wi-Fi, red inalámbrica, aplicación móvil, Bluetooth, entre otros.
¿Será necesario imprimir en diferentes tamaños o tipos de papel?
¿La impresión se realizará desde un solo ordenador o desde varios dispositivos?
¿Se manejarán documentos confidenciales que requieran medidas de seguridad adicionales?
Es importante también considerar en qué área de la empresa se instalará la impresora, ya que el uso varía según el departamento, como administración, caja o diseño.
Por último, si la impresora se utilizará para más que solo imprimir, como escanear, enviar fax o hacer fotocopias, es recomendable optar por una impresora multifuncional.
¿Cómo elegir la impresora adecuada para mi empresa?
Una vez que tengas claro los puntos anteriores, debes priorizar la importancia de cada funcionalidad requerida con el fin de elegir la impresora más adecuada:
1. La impresora más adecuada para mi empresa por su conectividad
Es importante que la impresora que elijas tenga la capacidad de conectarse al wifi, que pueda realizar impresiones desde un dispositivo móvil y conectarse a los servicios de la nube. De esta manera, cualquier usuario que esté conectado a una misma red podrá imprimir directamente desde un ordenador, smartphone o tablet.
Además, con una impresora con conexión a wifi podrás obtener información sobre los niveles de tinta, falta de papel, formato o averías directamente desde tu móvil, lo que resulta mucho más práctico de gestionar.
2. La impresora más adecuada para mi empresa por su precio y costos de impresión
El precio de los consumibles de impresoras varían si estamos hablando de cartuchos de tinta o de láser, también si solo imprimimos en blanco y negro, o a color. Por lo general, los costos de impresión más económicos los encontramos en las impresoras de tanque de tinta, pero depende también del volumen y la calidad de impresión que necesitamos.
En PPsTech te recomendamos calcular el volumen de páginas que se imprimen en un periodo de tiempo determinado. Es decir, contar el número de paquetes de folios que se han utilizado. A mediano/largo plazo, invertir en un equipo de impresión puede resultar un poco más caro, pero te genera un costo por página impresa más económico.
3. La impresora más adecuada para mi empresa por sus funcionalidades
Debido al avance de la digitalización de documentos empresariales, una de las funciones más demandadas por las empresas es el escáner.
Esta funcionalidad está incluida en las impresoras multifuncionales, por lo que en el caso de que tu empresa no disponga de un escáner, te resulta más económico optar por una impresora multifuncional. Te permite imprimir, pero también digitalizar e incluso enviar faxes si es 4 en 1.
Otras de las funcionalidades cada vez más demandadas por los pequeños negocios, son las impresoras con conexión a Wi-Fi y las aplicaciones móviles para administrar y gestionar tu impresora desde un ordenador, smartphone o tablet.
Equipos de impresión para empresas
En PPSTech, ofrecemos una amplia gama de equipos de impresión para empresas, diseñados para facilitar tus tareas diarias. Contamos con accesorios de impresión, consumibles como cartuchos, cintas ribbon, etiquetas, papel bond, papel térmico, tintas, tóneres, entre otros. Además, ofrecemos escáneres, impresoras, multifuncionales, plotters y rotuladores, todo lo necesario para cubrir las necesidades de tu negocio.
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